Otte gode grunde til at hade møder
Retningsløs snak i øst og i vest, uforberedte deltagere med en masse irrelevant på hjerte, og deltagere, der kommer dryssende, 10 minutter efter at mødet er gået i gang. Mødekulturen trænger til et gevaldigt løft på mange danske arbejdspladser. Signe Bonnén, cand.com., facilitator og konsulent hos Sally Kommunikation, giver her otte tip til, hvordan man får alle til at hade møder:
Vælg et overordnet og lidt abstrakt emne
Skriv f.eks. 'arbejdsmøde' i indkaldelsen. Det tænder deltagernes fantasi og skaber en vis spænding forud for mødet, fordi ingen reelt aner, hvad der skal ske, og heller ikke har mulighed for at forberede sig.
På den anden side risikerer du, at mødet ender i konflikt og kaos, fordi alle deltagere møder op med deres egen idé om formål med mødet, som derfor kommer til at handle om, hvad det skal handle om. De fleste konflikter på et møde bunder i uoverensstemmelser om formålet, fordi mødelederen ikke har forklaret godt nok, hvad det skal handle om.
Drop dagsordenen
Insisterer du på at skrive en dagsorden, så vent i hvert fald med at sende den ud til fem minutter før selve mødet. Der dukker alligevel et eller andet op, som det også kan være sjovt at tale om, og så er det da vigtigt at bruge tid på det.
På den anden side er en reel dagsorden - sendt ud i god tid - fundamentet for et godt møde, fordi deltagerne kan forberede sig målrettet på det, mødet fokuserer på. Samtidig minimerer den risikoen for, at folk bliver frustrerede over, at mødet tager en anden retning, end de forestillede sig.
Invitér så mange som muligt.
Husk at få alle med, også dem, der kun har en mikroskopisk interesse i emnet. Hellere for mange end for få, så alle kan være orienteret og bidrage. Som mødeleder gør du også livet lettere for dig selv, fordi du sparer tid på at skrive et referat bagefter.
På den anden side er det en dræber for deltagere, der tvangsindskrives til perifere møder. Resultatet er, at de nok er fysisk til stede, men at de mentalt tjekker ud i løbet af ganske kort tid. I bedste fald begynder de at tænke på indkøbslister og andre opgaver - i værste fald bliver de frustrerede og saboterer mødet.
Kom aldrig til den aftalte tid.
Hvorfor i alverden skal du komme til tiden, når de andre kommer dalrende fem eller ti minutter for sent? Det er en god idé at markere, at din tid er lidt mere kostbar end andres. Navnlig hvis du er chef, er det en knaldgod måde at demonstrere din magt på, fordi mødet først begynder, når du kommer.
På den anden side afslører du foragt for andre, når du sjusker med tiden. Særligt som chef bør du være opmærksom på at komme til tiden, fordi din opførsel smitter af på medarbejderne.
Kom for sent, det er en knaldgod måde at demonstrere din magt på.
Tillad sms- og mail-tjek
Det skaber en hyggelig atmosfære, at mødedeltagerne har kontakt til verden udenfor. Det er supereffektivt og ren tidsoptimering at være i gang med flere ting samtidig.
På den anden side er det vigtigt at værne om mødedialogen, som kræver, at man er mentalt til stede og lytter til hinanden. Og man kan kun lytte konstruktivt, hvis man ikke er i gang med noget andet. Sidder folk og tjekker deres mobiltelefon, ender det med, at de kun er til stede, når de selv taler. Er det tilfældet, kan I lige så godt kommunikere via mail.
Læg altid en ekstra halv time til
Der skal være tid til at hente en kop kaffe og småsludre lidt, og hvis tiden skrider, må mødelederen lægge en halv time på i den anden ende. Folk må bare sive, hvis de skal videre. Er der afsat en time i kalenderen, er det upassende at slutte før tid, så hellere fylde tiden ud med lidt løs snak.
På den anden side kan et kort møde skærpe intensiteten og få deltagerne til at fokusere på dagsordenen, men det kræver en klar dagsorden og en skarp mødeleder.
Begynd med løs snak
Fortæl, hvad du lige har oplevet - helst med mange detaljer. Spørg derefter, om de øvrige mødedeltagere har noget på hjerte. Inden I går i gang, tjekker du også lige, om nogen af deltagerne har nye punkter til dagsordenen.
På den anden side risikerer mødet at drukne i sniksnak og tage en helt forkert retning i forhold til den oprindelige dagsorden. Smalltalk er vigtig, men den kan sagtens overstås på to-tre sætninger, særligt blandt kolleger der alligevel mødes ved kaffemaskinen. Smalltalk med kunder kan man passende klare på vejen fra receptionen til mødelokalet.
Jo mere man taler, desto mere ved man
Giv dem, der taler meget, masser af tid og plads. Hvis andre ikke kan finde ud af at komme på banen, er det deres problem.
På den anden side er det vigtigt, at alle relevante mødedeltagere bidrager. Meget lange indlæg har desuden en tendens til enten at gøre de øvrige deltagere meget lange i blikket eller meget røde i hovederne. Som mødeleder kunne du derfor også forsøge at få alle til at blande sig, f.eks. ved at tage en runde eller lade deltagerne drøfte et punkt to og to.
Læs også: Sådan tackler du en irriterende kollega
