Gå til hovedindhold

Civilingeniør: Sådan går du strategisk til din indbakke

Ved at stille de rigtige spørgsmål til dine e-mails kan du få kontrol over indbakken, mener civilingeniør Lars Rothschild Henriksen. Han opfordrer til at tænke strategisk, når du læser mails.

En overfyldt indbakke er den direkte vej til tidsspilde og mangel på overblik. Selv for ingeniører, der er vant til at gå struktureret til deres arbejde, sker det alt for ofte, at indbakken propper til og hæmmer effektiviteten. Sådan lyder det fra civilingeniør i datateknologi Lars Rothschild Henriksen, der Danmarks første GTD-trainer.

»Hvis flere tillagde sig en mere ingeniøragtig tilgang til deres e-mails, ville de kunne øge deres produktivitet væsentligt,« fastslår Lars Rothschild Henriksen.

GTD står for Getting Things Done og er en systematisk metode til at øge sin personlige produktivitet udviklet af den amerikanske ledelsesekspert David Allen. Ifølge den danske GTD-ekspert kan produktivitet-principperne med fordel bruges til at styre og håndtere indbakken.

Det handler ifølge Lars Rothschild Henriksen om at stille følgende spørgsmål til sine e-mails:

Hvad er indholdet?

Første skridt er at finde ud af, hvad budskabet er i e-mailen. Er det et vigtigt budskab fra chefen, nye retningslinjer fra HR-afdelingen eller er indholdet komplet irrelevant? Svaret er afgørende for, hvordan du håndterer næste spørgsmål:

Kræver e-mailen handling?

Er svaret nej er der tre muligheder:
1. Slet mailen
2. Skal den gemmes og genovervejes i fremtiden?
3. Skal den arkiveres, så den kan findes frem en anden gang om nødvendig?

Er svaret ja, er der ligeledes flere muligheder:
1. Tager det mindre end to minutter at svare/videresende, så gør det.
2. Tager opgaven mere end to minutter, så spørg dig selv, om du er den rette til at udføre opgaven? Er svaret nej, så uddeleger til den rette person og noter, at du afventer deres handling. Er svaret ja, så læg mailen i din ‘actionmappe’, så du kan tage dig af den senere.

Opgaver, som skal udføres på et bestemte tidspunkt eller inden for en bestemt deadline, noteres i kalenderen.

Lars Rothschild Henriksen opfordrer til, at man tjekker e-mails efter relativt faste intervaller - og helst når man har afsluttet en opgave. At tjekke e-mails bør betragtes som en opgave i sig selv og tilgås som sådan. Det vil sige, der bør afsættes tid til at gennemgå dem systematisk.

»Alt for mange tjekker deres indbakke som en overspringshandling og afbryder den opgave, de er i gang med. Derved ender de med at bruge alt for meget tid på at scrolle op og ned i indbakken,« fastslår Lars Rothschild Henriksen, der af samme grund opfordrer til at slå notifikationer fra. De forstyrrer mere, end de gavner.

Læser du løbende beskeder uden at reagere på dem, vil de fylde op i den mentale indbakke, som Lars Rothschild Henriksen formulerer det. Konsekvensen er, at hjernen aldrig får mulighed for at koble fra og restituere.

»Your mind is for having ideas not holding them,« pointerer Lars Rothschild Henriksen og fortsætter:

»Går du strategisk til dine e-mails, nøjagtig som du gør med dine andre arbejdsopgaver, vil du kunne frigive energi til de fagligt mere krævende opgaver. Det øger fokus og styrker kreativiteten.«